Wie die Automatisierung der Berichterstattung den gesamten Berichtsprozess verbessert

Kernaussagen zur Automatisierung der Unternehmensberichterstattung

• Die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung schafft eine gemeinsame Arbeits- und Publikationsgrundlage, die von Berichtsperiode zu Berichtsperiode weitergeführt wird. Bestehende Strukturen, Inhalte und Sprachfassungen können weiterverwendet werden, sodass sich die Bearbeitung auf neue oder geänderte Daten und Inhalte konzentriert.
• Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Versionen sowie Prüfungs- und Freigabeschritte bleiben während der gesamten Berichterstellung nachvollziehbar.
• Aus der freigegebenen Daten- und Inhaltsgrundlage können ein PDF-Bericht, ein Online-Bericht und, sofern vorgesehen, eine maschinenlesbare, mit XBRL ausgezeichnete Veröffentlichung erstellt und bereitgestellt werden.
• Das XBRL-Tagging erfolgt während der Berichterstellung und kann in die nächste Berichtsperiode übernommen werden. Anpassungen sind dort erforderlich, wo sich getaggte Berichtsinhalte oder die anzuwendende XBRL-Taxonomie geändert haben.
• Eine geeignete Lösung für die Unternehmensberichterstattung erhält bewährte Arbeitsweisen, reduziert konkret benennbare manuelle Arbeiten und erfüllt die Sicherheits- und Betriebsanforderungen des Unternehmens. Verbindlich geregelter Support stellt die Unterstützung in publikationskritischen Phasen sicher.

Was bedeutet Automatisierung in der Unternehmensberichterstattung?

Die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung bedeutet, einen Bericht einmal als gemeinsame Arbeits- und Publikationsgrundlage einzurichten und diese von Berichtsperiode zu Berichtsperiode weiterzuführen. Bestehende Strukturen und Inhalte können weiterverwendet werden, während neue oder geänderte Daten und Inhalte aktualisiert werden. Aus der freigegebenen Daten- und Inhaltsgrundlage können ein PDF-Bericht, ein Online-Bericht und, sofern vorgesehen, eine maschinenlesbare, mit XBRL ausgezeichnete Veröffentlichung erstellt und bereitgestellt werden. Diese Grundlage bildet zugleich den Ausgangspunkt für die nächste Berichtsperiode.

Warum wird die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung in der Schweiz relevanter?

Die Unternehmensberichterstattung umfasst neben Finanzdaten zunehmend auch nichtfinanzielle Informationen, mehrere Sprachfassungen und unterschiedliche Veröffentlichungsformen. Daten, Texte und Tabellen müssen über verschiedene Fachbereiche hinweg bearbeitet, geprüft und freigegeben werden. Gleichzeitig gewinnen in der Schweiz strukturierte und maschinenlesbare Unternehmensinformationen an Bedeutung. Damit steigen sowohl der Koordinationsaufwand innerhalb der Berichterstellung als auch die Anforderungen an die technische Aufbereitung der Informationen.

In der Schweizer Klimaberichterstattung müssen Unternehmen im Geltungsbereich der Bestimmungen zur nichtfinanziellen Berichterstattung ihre Klimainformationen elektronisch in mindestens je einem für Menschen und einem für Maschinen lesbaren, international verbreiteten Format veröffentlichen. Die Erläuterungen zur Verordnung nennen XBRL als eine Möglichkeit zur technischen Umsetzung der Maschinenlesbarkeit.

Eine separate Entwicklung betrifft Rechnungslegungsdaten nach schweizerischem Obligationenrecht. Die CH Taxonomie 2025 stellt dafür eine XBRL-basierte Struktur bereit. Sie umfasst Jahresrechnungen von Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Genossenschaften sowie von Vereinen und Stiftungen, die der Rechnungslegungspflicht nach schweizerischem Recht unterstehen. Damit steht für diese Rechnungslegungsdaten eine standardisierte Grundlage für die elektronische Verarbeitung und Übermittlung zur Verfügung.

Diese Entwicklungen erhöhen den Bedarf an einem Berichtsprozess, der fachliche, organisatorische und technische Anforderungen zusammenführt. Automatisierte Berichtsprozesse verbinden Daten und Inhalte mit Zuständigkeiten, Prüfungen und Freigaben. Bearbeitungsstände und Versionen bleiben nachvollziehbar. Zugleich kann der Bericht innerhalb desselben Prozesses für die menschenlesbare und die maschinenlesbare Bereitstellung aufbereitet und geprüft werden. Dadurch verringert sich der Aufwand für wiederholte Übertragungen und Abstimmungen. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben Aufgabe der zuständigen Personen. 

Wie funktioniert die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung in der Praxis?

In der Praxis führt die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung Daten, Inhalte, Zuständigkeiten sowie Prüfungs- und Freigabeschritte in einem koordinierten Prozess zusammen. Bei der Einführung werden bestehende Publikationen, Ausgangsdateien, Datenquellen und Arbeitsabläufe geprüft und für die Einrichtung der Berichtsstruktur, Inhalte, Tabellen, Sprachfassungen, Gestaltungsvorgaben sowie Prüfungs- und Freigabeschritte in der MDD Plattform herangezogen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Arbeiten innerhalb eines durchgängigen Berichtsprozesses koordinieren.

Texte und Tabellen werden hauptsächlich in Microsoft Word und Excel bearbeitet. Daten aus Finanz-, Konsolidierungs- oder ERP-Systemen können über geeignete Datenübernahmen oder vereinbarte Schnittstellen eingebunden werden. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach den Anforderungen und technischen Voraussetzungen des jeweiligen Projekts.

Nach der Freigabe kann der Bericht aus derselben Daten- und Inhaltsgrundlage als PDF-Bericht, als Online-Bericht und, sofern vorgesehen, als maschinenlesbare, mit XBRL ausgezeichnete Veröffentlichung erstellt und bereitgestellt werden. Die nächste Berichtsperiode baut auf dem freigegebenen Arbeitsstand der Vorperiode auf. Bereits eingerichtete Strukturen und unveränderte Inhalte bleiben erhalten, während neue oder geänderte Daten und Inhalte aktualisiert werden.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung?

Weniger wiederkehrende Arbeiten

Die nächste Berichtsperiode baut auf den freigegebenen Strukturen, Inhalten und Sprachfassungen der Vorperiode auf. Unveränderte Bestandteile müssen dadurch nicht erneut eingerichtet oder bearbeitet werden.

Nachvollziehbare Zusammenarbeit

Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Versionen sowie Prüfungs- und Freigabeschritte werden innerhalb des Berichtsprozesses geführt. Dadurch ist nachvollziehbar, welche Inhalte noch bearbeitet werden und welche bereits geprüft oder freigegeben sind.

Konsistente Veröffentlichungen

Der PDF-Bericht, der Online-Bericht und, sofern vorgesehen, eine maschinenlesbare, mit XBRL ausgezeichnete Veröffentlichung können aus derselben freigegebenen Daten- und Inhaltsgrundlage erstellt und bereitgestellt werden. Änderungen müssen dadurch nicht in separat gepflegten Berichten nachgeführt werden.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung für die Unternehmensberichterstattung achten?

Eine geeignete Lösung für die Unternehmensberichterstattung sollte den bisherigen Prozess nicht einfach technisch abbilden. Der Anbieter muss verstehen, welche Arbeitsweisen, Systeme und Verantwortlichkeiten sich bewährt haben, wo unnötige Übergaben oder Mehrfachbearbeitungen entstehen und welche Anforderungen künftig erfüllt werden müssen. Erst dann lässt sich beurteilen, ob die Lösung zum bestehenden Prozess passt und den identifizierten Verbesserungsbedarf abdeckt.

Bewährtes erhalten, Schwachstellen gezielt beheben

Die Lösung sollte bestehende Systeme, Arbeitsweisen und Zuständigkeiten dort einbinden, wo sie funktionieren. Veränderungen sind dort erforderlich, wo Daten mehrfach übertragen, Inhalte parallel gepflegt oder Prüfungen ausserhalb des gesteuerten Prozesses koordiniert werden. Dadurch richtet sich die Einführung nach dem tatsächlichen Verbesserungsbedarf und nicht nach einem starren Standardprozess.

Wiederkehrende Arbeiten tatsächlich reduzieren

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern welche Arbeitsschritte künftig entfallen. Dazu können die erneute Einrichtung von Berichtsstrukturen, die mehrfache Pflege identischer Inhalte oder die separate Aktualisierung verschiedener Veröffentlichungen gehören. Der Anbieter sollte konkret zeigen können, was wiederverwendet, zentral aktualisiert oder automatisiert ausgegeben werden kann und welche Arbeiten weiterhin manuell bleiben.

Kontrolle über Inhalte und Veröffentlichungen behalten

Die Lösung sollte erkennbar machen, wer welche Inhalte bearbeitet, geprüft und freigegeben hat. Für PDF-Berichte, Online-Berichte und maschinenlesbare Veröffentlichungen muss zudem klar sein, welche gemeinsame Grundlage verwendet wird und welche publikationsspezifischen Prüfungen weiterhin erforderlich sind. Automatisierung darf die fachliche Prüfung und Freigabe nicht durch eine rein technische Verarbeitung ersetzen.

Auch unter Zeitdruck auf den Anbieter zählen können

In publikationskritischen Phasen muss klar sein, wer bei fachlich-technischen oder produktionsbezogenen Problemen erreichbar ist, wie Anfragen eskaliert werden und welche Unterstützung verbindlich vereinbart ist. Persönliche Ansprechpersonen, geregelte Stellvertretungen und Supportwege sowie belastbare Reaktionszeiten schaffen eine überprüfbare Grundlage für Vertrauen.

Betrieb und Informationssicherheit angemessen absichern

Unternehmen sollten prüfen, ob das Betriebsmodell, die Verantwortlichkeiten und die Schutzmassnahmen ihren Anforderungen entsprechen. Zertifizierungen und, nach Sicherstellung der erforderlichen Vertraulichkeit, weitergehende Sicherheitsnachweise ermöglichen eine fundierte Beurteilung.

Wie wird XBRL in die automatisierte Unternehmensberichterstattung eingebunden?

XBRL ergänzt einen Unternehmensbericht um strukturierte, maschinenlesbare Informationen. Berichtsinhalte werden mit Konzepten aus der anwendbaren XBRL-Taxonomie ausgezeichnet und um die erforderlichen Kontextinformationen ergänzt. Softwaresysteme können dadurch erkennen, welche Information berichtet wird und auf welches Unternehmen, welche Berichtsperiode, Einheit und gegebenenfalls weitere Dimensionen sie sich bezieht.

Inline XBRL bettet die XBRL-Auszeichnungen in ein XHTML-Dokument ein, das im Browser als Bericht dargestellt und zugleich maschinell verarbeitet werden kann. Dieses Format wird unter anderem für Jahresfinanzberichte im Anwendungsbereich von ESEF verwendet.

In einem integrierten Berichtsprozess erfolgt das XBRL-Tagging während der Berichtserstellung und nicht erst durch eine nachträgliche Konvertierung des fertigen Berichts. Die im Software-Zertifizierungsprogramm von XBRL International als «XBRL Certified Software» akkreditierte MDD Plattform stellt die projektspezifisch aufbereitete Taxonomie für das Tagging bereit und unterstützt die technische Validierung. Aus dem vorbereiteten Bericht und dem vorhandenen Tagging kann über die MDD Plattform ein XBRL Report Package generiert werden, das den XBRL- beziehungsweise Inline-XBRL-Bericht und die zugehörigen Bestandteile in einer spezifikationskonformen Paketstruktur zusammenführt. Anschliessend wird es für die weitere Qualitätssicherung und Publikation bereitgestellt.

Bei der Überführung in eine neue Berichtsperiode wird das bestehende XBRL-Tagging übernommen und dort angepasst, wo sich getaggte Berichtsinhalte oder die anzuwendende XBRL-Taxonomie geändert haben. Unveränderte Inhalte müssen dadurch nicht erneut getaggt werden. 

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung der Unternehmensberichterstattung

Was ist der zentrale Vorteil automatisierter Berichtsprozesse?

Der zentrale Vorteil ist eine konsistente und kontrollierte Daten- und Inhaltsgrundlage über den gesamten Berichtszyklus. Die MDD Plattform führt Daten, Inhalte, Zuständigkeiten, Prüfungen und Freigaben in einem gemeinsamen Berichtsprozess zusammen.

Zentral geführte Daten und Inhalte können im Bericht konsistent verwendet und bei Änderungen kontrolliert aktualisiert werden. Wiederkehrende Inhalte und bestehende Berichtsstrukturen lassen sich in die nächste Berichtsperiode übernehmen und dort gezielt weiterbearbeiten. Dadurch verringert sich der Aufwand für mehrfache Anpassungen, Abstimmungen und den erneuten Aufbau des Berichts.

Wie unterstützt die Automatisierung die XBRL-Berichterstattung?

Auf der MDD Plattform kann das bestehende XBRL-Tagging zusammen mit dem Bericht in die nächste Berichtsperiode übernommen werden. Damit können wesentliche Arbeiten aus der erstmaligen Einrichtung des XBRL-Prozesses weiterverwendet werden.

Das übernommene Tagging wird überprüft und dort angepasst oder ergänzt, wo sich Berichtsinhalte oder die anzuwendende XBRL-Taxonomie geändert haben. Unveränderte Inhalte müssen dadurch nicht erneut getaggt werden.

Lassen sich Word, Excel und bestehende Datenquellen in den Berichtsprozess einbinden?

Ja. Texte und Tabellen werden hauptsächlich in Microsoft Word und Excel bearbeitet, während die MDD Plattform die Berichtsstruktur, Bearbeitungsstände sowie Prüfungs- und Freigabeschritte führt.

Daten aus Finanz-, Konsolidierungs- oder ERP-Systemen lassen sich über strukturierte Importe, periodische Datenübernahmen oder vereinbarte Schnittstellen in den Berichtsprozess übernehmen und den entsprechenden Berichtsinhalten zuordnen. Die geeignete Art der Anbindung wird anhand der vorhandenen Systeme, Datenstrukturen und Aktualisierungsanforderungen geprüft.

Wie viel Zeit lässt sich durch die Automatisierung der Unternehmensberichterstattung sparen?

Die mögliche Zeitersparnis hängt vom bestehenden Berichtsprozess, dem Berichtsumfang, der Anzahl der Sprachfassungen und Veröffentlichungen sowie dem Anteil manueller Arbeitsschritte ab. Sie muss deshalb für den jeweiligen Anwendungsfall beurteilt werden.

Die MDD Plattform kann fragmentierte Übergaben und wiederholte Abstimmungen reduzieren, indem Inhalte, Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Prüfungen und Freigaben innerhalb des Berichtsprozesses zusammengeführt werden. Bestehende Berichtsstrukturen und wiederkehrende Inhalte können zudem in die nächste Berichtsperiode übernommen werden. Unveränderte Inhalte müssen nicht erneut bearbeitet werden, sodass sich die Arbeit auf die Daten und Inhalte konzentriert, die sich gegenüber der Vorperiode tatsächlich geändert haben.

Ist die automatisierte Unternehmensberichterstattung für sensible Daten sicher?

Ja. Die MDD Plattform setzt technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz sensibler Berichtsdaten ein. Dazu gehören Mehrfaktor-Authentisierung, rollenbasierte Zugriffsrechte, die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie die nachvollziehbare Protokollierung von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen.

MDD betreibt ein nach ISO 27001:2022 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem und lässt die Plattform regelmässig durch unabhängige externe Penetrationstests überprüfen. Betrieb und Datenhaltung erfolgen in der Schweiz.

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